구매자재관리사 책임 및 요건

구매자재관리사의 책임 및 요건

현대는 구매자재관리활동의 성패 여부가 기업의 생사를 결정한다고 해도 지나친 말은 아닙니다. 따라서 구매자재관리사의 책임은 경영자의 지대한 관심사일 뿐만 아니라 구매자재부문을 담당하고 있는 사람은 타부문에 비하여 회사의 이익에 직접 영향을 미치는 중요한 위치에서 일을 하고 있으므로 그 책임도 또한 실로 막중합니다.

1. 이익 창출자로서의 책임

구매자재관리사는 유리한 구매업무를 통해 직접적으로 이익을 창출하여야 하는 책임을 지고 있습니다. 그리고 간접적으로 대외 거래선으로부터 입수되는 정보를 회사의 각 부문에 신속히 전달하여 경영개선에 유익한 제안자로서의 역할을 다하게 합니다.

2. 구매기술자로서의 책임

자재의 규격, 사양을 분석하고 구매품의 공정을 숙지하고 나아가 공정개선을 이룩함으로써 대체 품목을 발견해야 하는 책임이 있습니다. 

또한 신공급자를 조사, 개발하여 새로운 상품을 발굴하여 자사의 제품에 반영할 수 있도록 설계부서와 연결시켜 줄 책임도 있습니다. 아울러 외부의 공급자인 Sales Engineer와 긴밀한 접촉으로 기술적으로 유리한 절충을 할 수 있은 여건을 조성합니다.

3. 국제 무역의 주역으로서의 책임

구매자재 행위가 외국 공급자와 이뤄지는 수업업무와 관련해 제반구매 원가계산을 하여 다수의 외국기업을 대상으로 경쟁을 토대로 한 유리한 구매를 행함은 물론이고 해외시장 동향조사와 개발을 추진함으로써 국제화 시대에 적응하는 자재요원이 되어야 합니다. 특히 무역에 관련된 여러 금융제도의 활용과 도입에도 게을리해서는 안됩니다. 

4. 막중한 원가담당자로서의 책임

예를 들어서 제조Maker의 제조원가 중에서 구입 재료비가 점하는 비중이 50%라고 가정하고 자재관련 업무에 종사하는 사람 수가 전 종업원의 5%라고 할 때 자재부문에 속하는 담당자는 타부문의 담당자에 비하여 약 20배의 Cost 책임을 지고 있다는 사실을 명심해야 합니다.

또 일반적으로 구매 결정의 권한은 일정한 범위 내에서는 구매 담당자에 위임되어 있는 것이 보통이므로 상당한 부분이 구매 담당장의 판단에 의하여 결정됩니다. 그래서 담당자 1인당의 구매액도 월 수천만 원에서 수억 원에 달하는 일도 있습니다. 

이런 일은 동일 기업내에서 경영부문, 총무부문의 담당자에 비하여 대단히 큰 권한과 책임이 주어져 있다고 이야기해도 좋을 것입니다. 자기의 매월의 자재 취급 금액을 생각한다면 그 활동 하나하나가 기업 이익에 대단히 큰 영향을 주는 것입니다.

5. 기업 창구로서의 책임

구매자재관리 부문은 영업부문과 같이 회사의 얼굴이라 할 수 있습니다. 때문에 담당자의 행위 전부는 외부로부터 평가당하고 있으며 자재관리의 경험이 적은 사람이나 신입사원이라 할지라도 예외가 될 수 없습니다.

따라서 외부를 대하는 태도에 각별한 주의가 필요합니다. 거래선의 사원이나 중역에게 불쾌한 인상을 준다거나 직장의 분위기가 좋지 않거나 하면 기업 이미지를 실추시키는 결과가 됩니다.

업무의 성질상 구매자재관리 요원의 발언은 소속회사의 발언으로서 받아들여지는 경우가 많다는 사실을 기억해야 합니다.

미국의  Buyer의 직무기술서에서는 몇 가지 더 업무가 있습니다.

구매자는 항상 공급업체와 접촉하고 교섭하여 유리한 구매를 수행하는 중책을 맡고 있습니다. 그에 따라 직무내용도 다양하여 자격요건도 중요시되고 있습니다. 

소정의 방침과 절차에 따라 또한 가능한 한 감독자가 필요없도록 Buyer는 복잡한(가끔은 고도의 기술적인) 재료나 설비를 구매함에 있어 유리하게 절충하여 구매계약을 체결해야 합니다.

결정된 자재 품목을 구매함에 있어서 전문가로서 Buyer는 기술부서와 외부 거래선과 사이에 연락을 합니다.

1. 구매요구서를 점검하고 구매방법을 결정한다.

2. 공급자를 조사하고 적격, 이용 가능한 공급자의 기록을 작성하여 유지한다.

3. 구매하기 전에 내부 예산가격과 견적가격을 비교, 분석한다.

4. 구매계약에 있어서 가격과 조건을 절충하여 주문서를 발행한다.

5. 재료 대체품 개발에 참여하는 일이다.

6. 회사의 Specialist로서 행동하고 기술과 기타 업무를 하려면 정보와 자료를 제공하고 인적 접촉을 넓히며 

   기타 연락업무를 취한다.

7. 향후의 거래선 개발로 접촉하거나 시장조사를 통해 신 기법을 조사한다.

8. 후계자를 지도 양성한다.

 구매자재관리사의 전문화는 기업경영에 있어서 이익 창출을 위한 빼놓을 수 없는 중요 부분임을 인식해야 합니다.